(Este artículo fue publicado originalmente en Kanbanzone.com)
Cuando los líderes me preguntan «¿Crees que Kanban o el marco de trabajo de Scrum funcionarán aquí?«, lo más importante que quiero abordar es la premisa implícita del líder de que el marco obtendrá mejores resultados que en otras empresas de la competencia. También hay algo que debe considerar aquí… ¿Va a ser sostenible? Se aprende más de la mejora de procesos que de la simple implementación de nuevos procesos. Y aquí es donde la agilidad mental puede ser de utilidad.
Salud organizacional
Cuando digo esto, quiero asegurarme de que entiendes que lo que se haga o se sugiera en la empresa no debe deteriorar la salud organizacional. Desde mi perspectiva, la salud organizacional es la seguridad psicológica (si la gente se siente libre al hablar y tomar decisiones en la empresa), más la creación de valor de negocio sostenible a perpetuidad.
«Salud Organizacional: Seguridad psicológica y creación de valor de negocio sostenible a perpetuidad.«
Aquí, la palabra perpetuidad es crucial ya que representa un comportamiento o práctica que necesita ser mantenida a lo largo del tiempo. No significa que tengas que usar estas palabras en tu empresa, pero al menos, los valores e ideas detrás de ella deben ser considerados de alguna forma.
Por ejemplo, hacer que la gente trabaje muchas horas para cumplir un plazo o no tener suficiente calidad en algo que se construye, si no se hace de forma controlada y premeditada, entonces podría hacer obtener resultados rápidos pero no sostenibles. Esto obviamente quema a la gente en el mediano plazo.
Estos dos conceptos son claves si se quiere tratar con el cambio y la adaptación continua, y por ello estas dos preguntas deben ser abordadas incluso mucho antes de pensar en implementar una nueva forma de trabajo.
En mi experiencia, cuando un Líder sin experiencia piensa en Ágil o quiere añadir nuevas formas de trabajo o de hacer las cosas, generalmente significa en su mente que se establecerán y normalizarán las mismas prácticas y procesos en todas las circunstancias, departamentos y personas de la empresa. Esta es una mentalidad muy interesante porque puede ser usada como un ejemplo de cómo ellos ven el cambio y cómo funciona su cultura.
Por ejemplo, si se trabaja con una empresa grande que ha estado operando bajo el supuesto de que tienen un buen producto y que los clientes siempre lo comprarán, entonces también podrían asumir que el marco de trabajo funcionará bien como resultado de la estandarización de todo lo que se hace. Esta es una extensión de la mentalidad de fábrica hacia la forma de hacer las cosas.
Si, en cambio, el líder trabaja con un pequeño grupo de personas en la organización, entonces su pensamiento podría ser diferente. Esto se debe a que sería capaz de ver que no se trata del marco de trabajo y los procesos en sí, sino de cómo los individuos aumentan su agilidad mental y adoptan nuevos valores para resolver los desafíos del día a día.
Una habilidad imprescindible es entender cómo la gente trata de resolver esos desafíos, y cómo pueden adoptar temporalmente diferentes puntos de vistas y valores.
Reencuadre
Esto es lo que llamamos en la Neurociencia del cambio reencuadre (Reframing). Es un poderoso conjunto de técnicas cognitivas que nos permiten analizar un problema desde diferentes perspectivas, guiando a las personas a pensar temporalmente como el individuo con el problema, o desde las perspectivas de los que observan el problema, o incluso de las personas que no creen que haya ningun problema. Esto permite llegar a diferentes conclusiones y evaluar distintos supuestos.
El reencuadre también es importante si estás pasando por una situación difícil ya que ayuda a regular las emociones y disminuir el conflicto.
Desde la perspectiva del cerebro, fomenta nuevas conexiones neuronales y resulta en formas innovadoras de pensamiento que ayudan a la empresa a evolucionar. Lo crucial aquí no es cómo la persona ve el problema desde otra perspectiva, sino cómo puede adoptar temporales valores y principios externos que podrían ser opuestos a los suyos.
Cuantos más «cuadros» mentales pueda experimentar una persona durante una situación, más flexible se volverá. Creo que cualquier empresa donde sus empleados no tengan niveles adecuados de agilidad mental, tendrán que «pelear» más para construir innovación sostenible, y también tendrán menos capacidad de resiliencia.
Agilidad mental
Como puedes ver, la ventaja competitiva no es sólo acerca de los marcos de trabajo, sino acerca de ayudar inicialmente a los individuos a obtener altos niveles de agilidad mental. Es por eso que cuando publiqué mi libro, Lidera el cambio exponencial, creé un modelo para los Coaches Empresariales que coloca la Agilidad Mental en la base de la empresa.
En mi perspectiva, cualquier organización que quiera tener altos niveles de resiliencia y ser capaz de producir innovación, debería tener mayores niveles de agilidad mental.
Además, cuando la velocidad del cambio desafía la comprensión, el conflicto aumenta si no se cuentan con las prácticas, procedimientos y técnicas correctas. Así que es importante entender cómo la agilidad mental se conecta con los conceptos de cambio exponencial y cambio lineal.
Las empresas expuestas a mercados que cambian constantemente requieren ciertos ingredientes para que los comportamientos deseados se vuelvan exponenciales, es decir, para que la gente ofrezca poca resistencia al cambio y esté abierta a nuevas ideas, con actitudes positivas y proactivas hacia el aprendizaje.
Los empleados también deben estar dispuestos a modificar su forma de pensar cuando se encuentran con información que contradiga sus creencias o razonamiento.
Figura 1: Formas de hacer un cambio y la correspondiente sostenibilidad, exponencial verus contagioso (c) Lidera el cambio exponencial, Erich R. Bühler.
Permítame aclarar la diferencia entre exponencial y contagioso. En una empresa donde el cambio es contagioso, los departamentos cercanos, no involucrados en el cambio, observan el cambio y adoptan o copian algunas de sus ideas o procesos. Si encuentran algo interesante o útil, lo añadirán a su propia caja de herramientas como una nueva habilidad. Pero ten en cuenta que los mecanismos contagiosos se vuelven muy complejos si tratas de usarlos para expandir una práctica, técnica o marco de trabajo al resto de la compañía.
Agilidad empresarial
Para acelerar el cambio, desarrollé hace mucho tiempo un marco basado en la Neurociencia del cambio que permite a las organizaciones adaptarse más rápidamente. Es actualmente utilizado por consultores de cambio en todo el mundo, y se basa en cinco dimensiones de Agilidad:
1. Agilidad técnica – Cambiar el software tan rápido, barato y seguro como sea posible.
2. Agilidad estructural – Cambiar las estructuras y procedimientos de la organización mediante experimentos, mientras se minimiza el impacto en la salud organizacional.
3. Agilidad de resultados – Ofrecer resultados incluso en tiempos turbulentos, para así responder a las condiciones cambiantes del mercado. Esto se relaciona con el liderazgo, el presupuesto (budget) y cómo las personas y la empresa pueden cambiar de estrategia y seguir produciendo grandes resultados, con un impacto mínimo en la salud de la organización.
4. Agilidad social – Conectar bien con otros empleados o con los clientes en entornos que cambian muy rápido, logrando así un alto rendimiento colectivo.
5. Agilidad mental – Reencuadrar los desafíos para encontrar nuevas soluciones, incluso en tiempos de alto estrés. Si el cerebro no puede aceptar las situaciones y realidades emergentes o ser capaz de reencuadrarlas usando un alto número de cuadros (agilidad mental), entonces los empleados raramente se podrán adaptar a las nuevas condiciones del mercado.
En una transformación empresarial donde el cambio es exponencial, el resultado es diferente. Aquí, los miembros de los departamentos que rodean a los que están cambiando sentirán que sus propios caminos están obsoletos. Ellos querrán fervientemente copiar, entender, tomar el control y evolucionar los nuevos procesos. Sentirán que ya no es posible mantener el status quo, que su mundo ha cambiado, y que se ha abierto una puerta que conduce a una mejor vida individual y grupal dentro de la organización.
Para lograrlo, hay que centrarse en aumentar la agilidad mental de todas las cabezas de la organización, y no sólo de algunos departamentos de la empresa. Las personas deben ser capaces de lograr un estado de bienestar continuo a pesar de los cambios constantes.
Muchas empresas empiezan mejorando y haciendo más adaptables sus procesos de software (agilidad técnica). Esto hace posible construir una empresa más flexible y sensible a las disrupciones del mercado. Pero aunque pueda parecer una buena estrategia inicial, no basta con aumentar esta, y se debe pensar en la flexibilidad de absolutamente toda la empresa (agilidad empresarial).
Figura 2: Los cinco tipos de agilidad en la agilidad empresarial. c) Liderando el cambio exponencial, Erich R. Bühler
Cuando el contexto cambia, la gente debe ser capaz de encontrar hábitos más simples e innovadores (o micro-hábitos) que les permitan conectar mejor entre sí, con los clientes y con los socios estratégicos (agilidad social). La organización debe ser capaz de experimentar y ofrecer resultados, incluso en tiempos de alta turbulencia (agilidad de resultados).
La clave aquí es lo que yo llamo un plan de cambio poderoso. Cualquier plan que quiera influenciar el cambio y acelerar la adopción en el tiempo, debe incluir estos cinco conceptos. Eso significa que el pastel debe ser cortado «verticalmente», y obviamente no te puedes «comer» el chocolate de la parte superior, cuando diseñas una estrategia de cambio.
Este modelo es crucial para construir una organización extremadamente resiliente que sea capaz de crear innovación y adaptarse más rápidamente y a perpetuidad a las disrupciones del mercado .
Todavía recuerdo, un banco con equipos ágiles que eran realmente buenos (I.T.), y que ayudé hace mucho tiempo en Nueva Zelanda. Ellos buscaban expandir la agilidad y las prácticas al resto de la firma. Empezaron creando grupos multifuncionales en toda la organización, pero de alguna forma, esto no funcionó como se esperaba.
Algunos empleados venían trabajando por años en solitario (gente de evaluación financiera y de riesgos) o con individuos con mentalidades similares, y debido a ello no les gustaba la idea de trabajar de otra manera.
Hay que tener en cuenta que la capacidad humana para adaptarse a nuevas formas de trabajo depende en gran medida de tu personalidad, el entorno, y del tipo de profesión que has estado llevando adelante durante años.
Como pueden imaginar, poner el foco en el marco o en las prácticas ágiles estándar no funcionaría bien en ese banco. La clave de este desafío era aumentar la agilidad mental de los empleados y asegurarse de que tenían buenos acuerdos de trabajo que promovían comportamientos saludables a perpetuidad.
Cuando piensas en influir el cambio en una empresa como esta, deberías considerar si la gente puede experimentar un alto número de cuadros mentales (agilidad mental) cuando se enfrentan a problemas o nuevas situaciones.
En mi opinión, cuanto más reactivo sean sin capacidad de reencuadrar los problemas, peores serán sus posibilidades de éxito.
Además, debes tener en cuenta que el miedo puede reducir el número de cuadros que el cerebro evalúa. Por ejemplo, cuando una persona siente que va a perder prestigio, poder, o incluso su posición en la empresa, eso activará un área del cerebro llamada la amígdala. La amígdala se encuentra en el centro del cerebro, que es donde almacena todos los recuerdos e información, y está involucrada en la formación de nuevas conexiones neuronales. Este proceso se llama transmisión sináptica.
La amígdala controla nuestras emociones, pensamientos y se desencadena agresivamente cuando estás bajo estrés, miedo, o situaciones en las que se puede perder prestigio o poder.
Básicamente desconecta los centros de razonamiento, inundando la cabeza con ciertas hormonas, y prepara para una respuesta de lucha o huida. Cuando esto sucede, el cerebro entra en modo de alerta, y no serás capaz de producir el mismo número de «cuadros».
Los planes de cambio poderosos basados en cinco niveles de agilidad y comprender que es la agilidad mental y el cambio exponencial son conceptos cruciales si se quiere influir a una empresa.
Por supueso que debes considerar todo esto incluso antes de pensar en la adopción de un nuevo marco o formas de trabajo.
Espero que cuando los líderes le pregunten «¿Crees que Kanban o el marco de trabajo de Scrum funcionarán aquí?«, tengas ahora un nuevo conjunto de herramientas que te ayuden a crear una organización que sea un mejor lugar para vivir.
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Vídeo de 5 minutos
Gracias por escucharme,
Erich.
