Hoy invertí algunos minutos reflexionando sobre cómo el nivel de complicación de una empresa podría afectar el aprendizaje de sus empleados. Pensé que sería una buena idea compartir mis conclusiones contigo.
Cuando hablo de una empresa complicada, me refiero a los pasos adicionales necesarios para realizar cualquier tarea, con el fin de responder exitosamente a un requisito realizado por alguien dentro o fuera de la organización.
La complicación puede ser debida a procesos complejos, distribución geográfica de sus empleados, extensas jerarquías, tamaño de la compañía, reglas de cumplimiento legal, formas de comunicación de los trabajadores entre sí, herramientas inadecuadas, etc.
Conviene tener en cuenta que las organizaciones que son realmente complicadas:
- Invierten más esfuerzo en coordinar sus tareas internas.
- Tienden a segmentarse en múltiples departamentos y roles especializados.
- Tienen una mayor variabilidad. Un evento adverso de una de sus áreas podría afectar a otros departamentos internos, haciendo que las consecuencias sean difíciles de predecir.
- Emplean más tiempo y energía en tratar de gestionar los conflictos internos, como resultado de su elevada cantidad de reglas y procesos.
- Tienen menor flexibilidad para adaptarse a los cambios de mercado.
De acuerdo a Henry Mintzberg, en un entorno complejo la organización optará por la estandarización de sus procesos y productos.
En general, también emplean incentivos financieros para motivar a sus empleados.
El hecho de que la organización sea compleja, suele hacer que sus integrantes pongan mayor prioridad en resolver problemas internos que en solucionar los de sus clientes.
Esto es algo que podría afectar la forma en que se gesta la innovación, así como también, disminuir claramente la agilidad del negocio.
En muchas ocasiones, cuando la complicación es alta, no existe una definición clara de valor de negocio ni de urgencia. El resultado es que los empleados reciben un mayor número de requisitos de forma simultánea, con alta prioridad y urgencia. Esto obliga a que las personas tengan que realizar multitarea, lo que conlleva a un sobreesfuerzo de atención, mayor desgaste energético (debido al aumento excesivo de oxígeno necesario por la corteza prefrontal para hacer frente a la exigencia) y pérdida de productividad.
En estas situaciones se aumenta el nivel de stress, frustración, y se activa la amígdala cerebral (el detector de «riesgos» del cerebro). El resultado de esta activación es un aumento de cortisol en el cuerpo, lo que conduce a una clara disminución de las capacidades cognitivas, de razonamiento y de memoria.
Estos factores finalmente hacen que los individuos estén más centrados en la entrega del trabajo, que en el aprendizaje o la interacción con sus compañeros (lo que disminuye la inteligencia colectiva).
Habrá menos tiempo para reflexionar, observar otros puntos de vista, o intercambiar ideas y madurarlas.
Las compañías se han vuelto más complejas en los últimos 60 años. De acuerdo con un estudio realizado por Boston Consulting Group, desde 1955 hasta 2012(*) ha habido un gran incremento de procesos. Si se necesitaba en 1955 un solo proceso para hacer frente a un problema o demanda, ahora se necesitan seis.
Este incremento sustancial es una de las dificultades a las que se enfrentan muchos de los consultores de cambio. Las empresas suelen solicitar al profesional ayuda para implementar una nueva metodología o marco de trabajo, cuando ya la empresa es extremadamente complicada.
En estos casos, las nuevas formas de trabajo multiplican el número de procesos y directrices existentes, lo que impacta directamente en el aprendizaje de los empleados.
Esta situación reafirma aún más el ciclo negativo de aprendizaje y adaptación explicado anteriormente.
Es por ello que antes de adicionar algo nuevo, se debe siempre simplificar lo que ya existe.
Cuando la organización se simplifica inteligentemente, las personas mejoran su predisposición y capacidad de aprendizaje, tienen más tiempo para reflexionar, y comienzan a compartir sus experiencias y a solicitar retro-alimentación de sus compañeros.
Si deseas saber más sobre cómo aumentar el aprendizaje y la agilidad empresarial, puedes consultar mi último libro «Lidera el cambio exponencial».
Gracias por escucharme,
Erich.
(*) 2014 Boston consulting group, Yves Morieux y Peter Tollman, Six simple rules to overcome complexity
