Software es una actividad social, o por lo menos, debemos concebirla de esta manera.
Estarás de acuerdo que las empresas modernas y competitivas requieren un alto nivel de interacción entre los individuos si desean conseguir un objetivo común.
¿Qué tal si pudieses hacer un único cambio en tu organización que trajese altos beneficios y apoyase la supervivencia de tu estrategia? ¿Lo considerarías?
Fija la respuesta en tu mente y sigue leyendo.
¿Qué tal si la solución fuese fácil de implementar y no se necesitase un marco de trabajo ni entrenamiento adicional?
Nuevamente, fija la respuesta y sigue leyendo.
Existe una pandemia, cada organización que visitamos, con cada persona con la que hablamos, nos encontramos exactamente el mismo inconveniente… parecería existir una relación directa entre el número de reuniones y su cargo. Cuando era niño no recuerdo haber tenido más de una reunión cada 3 o 4 meses para evaluar mi desempeño escolar, aunque en algunos casos, podía ser más frecuente si mi conducta no era la esperada.
¿Cuánta de las reuniones de tu empresa crees que son productivas? ¿Qué tal si las prohibieses todas? (a excepción de aquellas del Marco de trabajo de Scrum para el caso que lo utilices)
Bain & Company encontró que un jefe promedio pierde 1/2 día a la semana en reuniones no productivas, mientras que un ejecutivo senior un 40%. Ello sin contar los tiempos de preparación o los emails a enviar después de la misma más el efecto en cadena producido por terminar la reunión más tarde.
Podrías pensar en no ser radical y focalizarte la primera semana en asegurarte que ninguna reunión pueda exceder los 30 minutos (no obstante, ten en cuenta cuál es el título de artículo). Buena elección… al bajar los tiempos mejorarás el flujo de información y cadencia en tu empresa (teoría de colas).
«Hola, desde hoy haremos un experimento donde no podremos llevar adelante reuniones de más de 30 minutos»
Bain & Company indicó que un fabricante para el cual realizaron un estudio salvó el equivalente a 200 puestos de trabajo sólo por limitar a siete el número de personas a asistir a cada reunión y recortar la duración de las mismas de 60′ a 30 minutos.
Algunas ideas adicionales que podrías emplear:
- Llevar adelante todas las reuniones de pie
- Hacerlas siempre opcionales
- Utilizar una agenda estricta para la reunión y adherirse a la misma
- Utilizar un cronómetro visible y ponerse de pie cuando el tiempo haya terminado, avisando a las personas 5 minutos antes de su fin.
- Asegurarse que no se resuelva ningún problema durante reuniones con números elevados de personas; simplemente se identifique quien lo hará luego de la misma.
Si no te convencí todavía… ¿Cuántas horas crees que inviertes de forma no productiva al mes?
Atlassian encontró que, en promedio, 31 horas se gastaban en reuniones improductivas al mes por persona. Los investigadores Alexandra Luong y Steven Rogelberg fueron un poco más lejos:
- 91% de los asistentes a reuniones admitieron estar constantemente pensando en otras cosas durante las mismas; ¿Eres tú uno de ellos?
- Sólo las reuniones no productivas le costó a las empresas de Estados Unidos 37 millones de dólares en un año.
- Nuevamente ellos comprobaron que al menos se perdían 31 horas en reuniones no productivas
Los datos indican también que las compañías tienen demasiadas reuniones y que en su mayoría son ineficientes.
Hay también un efecto secundario que hemos podido apreciar personalmente en Innova1st… se le pide a los empleados que trabajen más para compensar el tiempo «perdido» durante las reuniones. Y si utilizas el marco de trabajo de Scrum, ello parece exacerbarse. ¿Te ha pasado a ti?
¿Sabías que a un desarrollador de software le lleva 23 minutos de media volver al punto de flujo donde se encontraba antes de interrumpir su trabajo? Basta que la persona tenga 3 reuniones al día para que las 31 horas se transformen en 51, o lo que es igual… ¡Casi media semana de trabajo perdida al mes!
Pero no estás solo si decides cortar por lo sano… Intel no ha cancelado las reuniones, pero ha prohibido aquellas sin un propósito claro. Lenovo tomó una decisión radical… la empresa empoderó a cualquier empleado para que pueda cancelar una reunión si ve que no conduce a ninguna parte. Project eMT, Semco y Fishbowl han abolido todas las reuniones como política de la organización. Un equipo de Weekdone decidió no tomar más reuniones y enviar el siguiente póster a todo aquel que les solicitase una:
Facebook, highfive y Asana (establecida por un co-fundador de facebook) no permiten hacer reuniones los días miércoles. Movieline, una compañía online de mudanzas, no deja que se molesten a los equipos los días Martes. Esto no sólo hace que sea más fácil para los empleados concentrarse en su día de no-reuniones, sino que sea más sencillo agendar citas para el resto de la semana.
Para el caso que utilices un calendario digital, aquí tienes una opción viable… bastará con bloquear todo el día para que se cancelen todas las reuniones.
Otra alternativa es emplear la regla de los 2 pies (lo utilizamos en las conferencias auto-organizadas ej. OpenSpace):
- Estas aprendiendo o
- Estas contribuyendo
- Si no estás haciendo ninguna de las 2 cosas, entonces como persona responsable levántate y vete
No obstante, pocos empleados se atreven a retirarse de una reunión donde hay un superior, por lo que no recomiendo ésta última en una organización donde las personas no se sientan seguras.
Toma ahora tu decisión, ve al calendario y elimina todas las reuniones donde no aportas ¿Te sientes bien? Ahora prosigue por aquellas que desconoces exactamente que se busca. ¿Mejor no? Continúa ahora con las restantes que lo bueno viene después…
Verás como las personas se las arreglarán para estar en constante alerta con el fin de tener micro-interacciones contigo durante el día, ahora que no pueden agendarte reuniones, lo que favorecerá un flujo firme de información y decisiones, cosa que apoyará que tu empresa siga creciendo y adaptándose en los tiempos que corren.
Si necesitas conocer más sobre como potenciar equipos Scrum y Agilidad dentro de tu empresa, visita nuestro sitio Web.
Gracias por escucharme,
Erich.
PD: Hoy cumplimos 10 años sin utilizar un calendario electrónico en las empresas que ayudamos.
