Recuerdo allá por el 2002 cuando encabecé por casi 2 años el tour Universitario de Microsoft. Mi primer contacto con Europa y España, lo que fue un verdadero descubrimiento, tanto por su gastronomía como por lo peculiar de algunos de sus acentos.
Con el tiempo, además del exceso de peso que se dio como resultado de la gira de casi 2 años, observé algo peculiar… al final de cada conferencia los participantes efectuaban mas o menos las mismas preguntas. No obstante, lo que me sorprendió fue que ellos pensaban en todos los casos que sus problemáticas eran únicas.
Hoy, la situación se repite y en cada empresa que visito se ven horrorizados por la idea de la auto-organización de equipos. De vuelta… cada uno piensa que la problemática es única.
Auto-organización de equipos en empresas
Parece ser que de alguna forma nos olvidamos que fuera de la actividad profesional, todos contamos con autonomía y nos auto-organizamos para diferentes tareas, tales como pagar las cuentas, ir al gimnasio, hacer las compras buscando la opción más conveniente en el supermercado sin olvidar al perro, tener un plan de pensiones, planificar el fin de semana y hasta saber con varios meses de anticipación donde nos iremos de vacaciones.
Te diré un secreto, debo asumir parte de la culpa de que esto sea así y te diré porqué. Por muchos años pensé en el cambio hacia la agilidad como una transformación de la organización. Tan solo el uso de la palabra «transformar» daba como resultado decenas de personas creando documentos con hitos, nuevos roles, títulos, departamentos, reglas y hasta carreras dentro de la empresa, sin olvidar los nuevos méritos e incentivos a ser obtenidos.
Ahora sé que las empresas cambian todos los días y no existe tal cosa como la transformación. Los mercados son diferentes ayer que hoy, los productos crecen, las personas vienen y van, la competencia incrementa o desaparece y las tecnologías hacen que veamos o actuemos de forma distinta y tengamos un punto de vista opuesto al de ayer, y lo que se afirmaba con certeza como el camino inexorablemente adecuado, ahora se le da la partida de defunción.
Sin embargo, debo contarte que pese a mi argumentación, las personas continúan horrorizadas y escépticas de la idea de la autonomía. Cuanto más arriba se está en la empresa, mayor es la creencia de que esto no funcionará. Y es paradójico que en gran parte de las organizaciones el subir en una jerarquía no se traduzca en mayor poder como muchos piensan. Existe un gran número de puestos gerenciales que cuentan con mucha autoridad para controlar pero muy poca para eliminar directamente de los equipos aquellas cosas que los obstruyen el entregar mayor valor al cliente o generar un entorno de bienestar entre los empleados.
¿Porqué auto-organización?
La realidad es clara, las áreas que producen mas valor y creatividad para el cliente son necesariamente donde tiene que haber mayor flexibilidad al cambio. En el caso de las empresas de software, los equipos que producen el producto deberían ser los puntos de contacto con el cliente, por lo que inexorablemente tienen que poder auto-organizarse para ofrecer mayor velocidad y certeza de lo entregado.
Imagínate a los equipos como una rueda que gira mientras se implementa un requerimiento; si no hay auto-organización o es deficiente, ella rotará más lentamente, lo que dará como resultado la pérdida diaria de valor de entrega, poniendo en riesgo la competitividad y futuro de la empresa.
Pero aceptemos el hecho que existe un desafío tangible a la hora de pensar en la auto-organización, principalmente debido a tres factores:
- El número de décadas que hemos estado expuestos a la idea que tener un jefe era el mejor camino para indicar que hacer y controlar el avance de las tareas.
- La falta de medios para que la auto-organización ocurriese, forzando a las personas a encontrar formas alternativas para cumplir con las tareas, sin tener en cuenta la repercusión que ello generaba a nivel global.
- Las políticas de la empresa que favorecían los roles individuales, tales como posiciones específicas de alcance definido, bonos de productividad extra a nivel personal, objetivos no compartidos y la no extensión de los involucrados a las consecuencias de sus hechos.
En todos estos años he realizado varios experimentos, tales como dejar a las personas a su libre albedrío o explicarles las diferentes metáforas y teorías que fundamentan la autonomía. Los resultados, si bien relativamente generosos, hacían siempre que en momentos de presión se volviese al estado original de jefe y control.
Probé también los tableros de delegación, tal como sugería Jurgen Appelo, un juego de cartas y tablero que permitía dejar claros y visibles los diferentes roles y niveles de delegación de los grupos y personas, siendo 1 el jefe ordena y 7 el equipo lo hace sin intervención externa. No obstante, esto daba como resultado equipos auto-suficientes en vez de auto-organizados y no contribuía con los objetivos inter-grupales.
¿Cuál es la diferencia entre ser auto-suficiente y auto-organizado?
Imagínate el resultado de darle autonomía a un equipo donde sus integrantes deben llenar varias veces al año evaluaciones de rendimiento basadas en objetivos personales o de grupo. El resultado será la optimización con el fin de logar sus metas personales, sin mirar la repercusión sobre otras áreas. A esto lo denomino auto-suficiencia.
La auto-organización es diferente ya que se considera al equipo como parte de un ecosistema en donde cualquier mejora será considerada como tal, si no obstaculiza el aprendizaje y avance real de la compañía.
Los 3 pilares de la agilidad
Existen 3 características que quiero busques en cada momento que piensas en ganar agilidad en tu organización ya que ellos promueven la retro-alimentación y aprendizaje:
- Densidad social
- Descentralización y autonomía
- Objetivos inter-equipos
Quizá alguno de los términos te resulte nuevo, por lo que voy primero a darte mi definición personal de cada uno de ellos:
Densidad social: número de interacciones cara a cara honestas y de calidad entre personas, con el objetivo de apoyar el progreso de las tareas. Las organizaciones con menor comunicación cara a cara entre los individuos, tendrán menor densidad social.
Descentralización y autonomía: Actitud de una persona de desearle el éxito sincero a otra, apoyándola para que pueda elegir y resolver una tarea sin interferencia externa, encontrando por si misma las herramientas para elaborar la mejor solución posible.
Objetivos Inter-equipos: Metas que solamente pueden ser conseguidas si se involucra a la mayor parte de los equipos.
Las empresas con baja densidad social, sin importar su tamaño, suelen tener altos niveles de burocracia, desconfianza y procesos no necesarios (desperdicio). A su vez, aquellas centralizadas con equipos no autónomos ofrecen poca flexibilidad, menor retro-alimentación, visibilidad y tienden a darle mas poder a las jerarquías y roles, generando desequilibrios de autoridad.
Finalmente, las empresas con objetivos personales o grupales no involucran a varios equipos, lo que tenderá a la auto-suficiencia, deteriorando así la confianza, visibilidad y resultado al cliente, así como también un decremento de la densidad social en el corto plazo.
El póker de auto-organización y cooperación ayuda a aumentar la densidad social, descentralización y autonomía y objetivos inter-equipos, y hace que en poco tiempo las personas comiencen a enfocar su energía hacia hábitos mas sanos y productivos.
Póker de auto-organización y cooperación (CoPóker)
Algunos meses atrás me decidí a trabajar en algo que apoyase a las personas a encontrar naturalmente el camino hacia la autonomía y pensé en el juego ya que éste tiene la belleza de que se crea un universo paralelo de reglas mientras se está jugando al mismo. Comencé trabajando con la idea de Jurgen Appelo de los tableros de delegación, pero poco a poco pude ver que no apoyaban la densidad social o los objetivos inter-equipos, lo que daba finalmente como resultado grupos auto-suficientes.
Es así que cree el póker de auto-organización y cooperación, el cual permite de forma efectiva visualizar el avance de la auto-organización dentro de los equipos y un elemento crucial para el éxito de la empresa… la cooperación entre todos sus niveles, la que disminuye la burocracia y complejidad. El juego minimiza y deja al descubierto la optimización local (o auto-suficiencia), apoyando la autonomía e incrementando los 3 pilares..
Las cartas tienen 2 vistas, la superior que se utiliza en la primera parte para apoyar la auto-organización, mientras que el inferior que se centra en aumentar la cooperación (densidad social) en la empresa.
Reglas del Póker de auto-organización y cooperación
Inicio del juego
1. Todo el equipo y las personas que dependan directamente deberán reunirse en la misma sala.
2. Cada integrante tendrá que contar con un juego de las 7 cartas, las que se mantendrá su cara oculta de los demás.
3. Solamente los miembros del equipo deberán tener post-it.
PARTE I – Póker de auto-organización
(Generalmente antes de comenzar el ciclo de desarrollo)
1. Los miembros del equipo deberán escribir en post-it aquellas dinámicas importantes de alto nivel que consideran requiere interacción con individuos externos al grupo y podría obstaculizar la entrega de valor al cliente. Una vez hecho esto, tendrán que ser pegados en el centro de la mesa.
2. El facilitador deberá leer en voz alta uno de los post-it.
3. Las personas deberán votar en que nivel creen se encuentra la dinámica (1 a 7), exhibiendo los resultados de forma simultánea para así evitar interferencias.
4. En caso de haber discrepancias, se deberán poner de acuerdo sobre cual es la realidad que representa a la actividad.
5. Aquellas aclaraciones o notas se deberán escribir debajo de cada post-it (ej. «Poner a Pedro al tanto cuando esto pase»).
6. Una vez finalizada la votación de todos los post-it, se deberá crear un tablero y pegar los elementos en la columna adecuada.
6. Se tendrá finalmente que llegar a un acuerdo que indique que todos respetarán el tablero.
Aquí sugiero seguir 2 reglas:
- Para el caso de querer mover en siguientes semanas algún elemento hacia la izquierda, se comprometa a reunir a todas las personas nuevamente para tomar la decisión
- Para el caso que se desee mover hacia la derecha, llevarlo adelante simplemente informando a las partes relacionadas.
PARTE II – Póker de cooperación
1. Una vez comenzado el ciclo de desarrollo, cada grupo que dependa directamente del resultado del equipo propietario del tablero, deberá agregar una caja de cooperación debajo del mismo.
Aquí se ve al equipo Las Águilas adicionando una caja de cooperación en el tablero del Equipo Azul, del cual dependen.
2. Se deberán reunir (ej. Las Águilas) y votar utilizando los corazones de las cartas, indicando que nivel de colaboración se obtiene del equipo propietario del tablero (ej. equipo Azul).
3. Deberán agregar en la caja de cooperación el resultado que consideren sobre la colaboración obtenida.
La caja de cooperación en el control visual del equipo azul (propietario del tablero) le indica a Azul que Lás Águilas piensan que la cooperación hacia ellos es de 3 corazones.
A su vez, se pueden adicionar fechas, número de Sprint, etc. para llevar un registro del avance, como se ve a continuación:
Las cajas de cooperación aumentan la densidad social y hacen que la mentalidad cambie hacia los objetivos inter-grupales (o compartidos).
Proceso de mejora
- El equipo propietario del tablero deberá trabajar activamente para que los post-it en el mismo se vayan desplazando hacia las columnas de la derecha para así favorecer la auto-organización.
- El equipo deberá observar las cajas inferiores de colaboración (corazones) y trabajar incesantemente en estrategias para incrementar el número (densidad social).
- Todos los equipos a su vez podrán tener su tablero y contar con cajas de cooperación en otros tableros, lo que genera un efecto fractal en la organización. Puede ser fácilmente utilizado con con equipos internos externos de forma simultánea.
Ten en cuenta que la auto-organización se verá ampliamente apoyada cuando la mayor parte de los post-its se encuentren en la columna de «Autonomía».
Como puedes ver, el Póker de auto-organización y cooperación (Copoker) apoya el incremento de la densidad social de la empresa, la autonomía y los objetivos inter-equipos, cosa necesaria para un cambio de mentalidad.
Puedes bajar las cartas en formato PDF aquí
Gracias por escucharme,
Erich.
