En una empresa existen cientos de reuniones de todo tipo y casi a toda hora. He tenido incluso equipos de desarrollo donde… ¡el 60% de su tiempo era solamente reuniones!
En principio la idea es sencilla… contar con un mecanismo que permita de forma colectiva obtener consenso y posteriormente los resultados que permitan mover ciertos objetivos al próximo escalón. Normalmente, las personas se imaginan una reunión como un proceso lineal que se inicia en un punto en el tiempo y finaliza obteniendo las respuestas y los mayores beneficios para la empresa.
No obstante, muchas de las compañías que he ayudado estan lejos de ello. El mayor problema es que las reuniones ofrecen de una forma exacerbada la condensación de los problemas raíz que cuenta la empresa.
Si hay problemas de jerarquías, se plasmará esto en la reunión como una persona o grupo dominante. Si hay problemas de comunicación, se tendrán siempre los mismos individuos interactuando. Si las personas realizan multitarea en su trabajo diaro, entonces saldrán varias veces de la reunión para atender a otro asunto. Este mecanismo puede verse también enturbiado por:
- problemas de respeto hacia los compañeros o el cliente
- discusiones interminables
- mala comunicación o no efectiva
- personas que no entienden el contexto por no haber sido preparadas previamente a la reunión
- pérdida de noción o falta de objetivos hacia el cliente
- falta de visibilidad del proyecto o temas a tratar
- no ofrecer un entorno de aprendizaje y mejora
- desconocer como priorizar la toma de decisiones
- etc.
Piensa por un segundo… ¿Has experimentado alguno de estos inconvenientes?
«La reunión no es un mecanismo aislado, sino que una extensión de los demás procesos y valores de la empresa, con sus virtudes y defectos amplificados»
En algunos marcos de trabajo Ágiles, tales como Scrum, se tienen varias reuniones (Scrum Diario, Planificación de la entrega la que es opcional en Scrum, revisión del ciclo Sprint, retrospectiva, planificación del ciclo o Sprint) pero solamente se ofrece un patrón estricto para 2 de ellas, las que están centradas en mejorar el proceso:
- Scrum Diario – Hay un tiempo límite, se realiza de pié, se cuentan con preguntas preestablecidas
- Retrospectiva – Se debe analizar el último ciclo, se espera un resultado de la reunión (plan de acción), todos los miembros deben intervenir de igual forma sin importar su predilección de comunicación y se espera mejorar.
En las demás, la forma de llevarlas adelante se rige por resultado solamente, esto es, a criterio del consumidor.
Si estás de acuerdo en que las reuniones son un pilar fundamental en la empresa ¿No sería mejor emplear un conjunto de patrones que permitan que las mismas sean realmente efectivas?
Cuando digo esto, no hablo solamente de la preparación previa (la que considero imprescindible), sino de un protocolo que incremente el valor hacia la empresa y cliente.
Es aquí que entra en juego un modelo que siempre utilizo y que consta de 7 pilares o 7P, las que deberán ser seguidas sin exclusión si se desea lograr el mayor beneficio para la empresa y cliente; éste último es siempre nuestro objetivo final y al que se le debe brindar la mayor satisfacción posible (¡no olvides que es finalmente él quien paga tu sueldo y no tu empresa!).
El modelo de las 7P*
Propósito – ¿Porqué tenemos esta reunión? Se debe conocer de forma clara la respuesta. ¿Existe algo urgente? Si es ese el caso, ¿Qué está pasando y cual creo que es el problema? Si no es posible responder alguna de estas preguntas, quizá la reunión no sea necesaria o requiera más investigación/preparación previa.
Producción final – ¿Qué elementos se deberán producir como resultado de la reunión? ¿De que forma apoyarán la reunión? Si ella se centrará en hablar pero no hay elementos que la apoyen, piénsa en un par de ellos e imagínate su impacto.
Personas – ¿Quien necesitará acudir y cuál será su role? Si tienes problemas para definirlo, puedes pensar en aquel grupo de personas que puedan aportar preguntas y aquellas que podrán responderlas. ¿Son realmente las personas que invito las más adecuadas para responder a las preguntas?
Proceso – ¿Cuál será la agenda de las personas para crear el resultado? Es importante aquí que todos conozcan de antemano la agenda de la reunión.
Problemas – ¿Qué riesgos tiene la reunión y como los solucionaré/encausaré? ¿Debería poner reglas claras y hacerlas visibles? (ej. no teléfonos celulares, interrupciones o temas fuera de la questión)
Preparación – ¿Qué cosas deberían hacerse por adelantado? (lectura, investigación o tareas para que los invitados deberán realizar antes de la reunión)
Preocupaciones materiales – Problemas de locación o cualquier otra cosa física que apoye a la reunión y pueda no estar disponible.
(c) o’reilly 2010
Una de las cosas importantes a tener en cuenta es que las 7P influyen sobre las personas como una buena práctica. A su vez, alguno de los factores no esperados pueden cambiar la estrategia originalmente pensada, como por ejemplo, que pasaría si solamente una parte de los participantes acudiese a la reunión.
Con reuniones recurrentes (esas que muchos encuentran tediosas), es importante preguntarse siempre ¿Porqué tenemos esta reunión hoy?
Aumentar la visibilidad es una excelente idea… ¿Porqué no hacer visible los 7P durante la reunión?
Ten en cuenta si eres el moderador de la reunión que el plan original puede cambiar, pero deberás siempre mantener el control de la situacion (recuerda las reglas).
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Gracias por escucharme,
Erich.
