Cuanto más grande la empresa es, más difícil se hace para sus integrantes el estar alineados con un objetivo común, el distinguir aquellos elementos importantes de los que constituyen desecho, eliminar conflictos y problemas locales o globales, así como también todo aquello que no agrega valor al cliente, el que es finalmente quien pagan por obtener algo tangible.
Las situaciones de este tipo son en general complejas, ya que los desechos, conflictos u otros procesos que no agregan valor pueden pasar desapercibidos o camuflados como tareas o hábitos indispensables para un fin específico. No obstante, ellos constituyen en realidad elementos que enlentecen el proceso desde su concepción hasta la entrega final, haciendo el producto mas caro, destruyendo la confianza de nuestros clientes y poniendo en riesgo de que la competencia pueda ofrecer algo mejor.
Todas las cosas factibles de ser desechadas se encuentran generalmente apoyadas de forma institucional; los miembros normalmente defienden y argumentan a favor sin efectuar un análisis crítico y positivo de como mejorar para finalmente eliminar.
¿Quién criticaría un proceso que ha sido dictado por un grupo de personas que se encuentran más alto en la jerarquía?
Uno de los marcos que intenta buscar una solución al problema es Scrum mediante la implementación de valores.
– Respeto
– Coraje
– Foco
– Compromiso
– Actitud receptiva
Sin coraje o actitud receptiva no será posible sugerir cambios para una mejora. Sin respeto, cualquier idea constructiva será tomada como una crítica con todo lo que ello conlleva. Sin compromiso los cambios no serán iniciados y sin foco estos se diluirán en el tiempo. El tener un conjunto de valores en un grupo Scrum es un excelente punto de partida y hará que se pueda comenzar a mover parte de la empresa hacia la dirección adecuada. Pero existe una trampa y es que normalmente los procesos que conforman partes de desecho son de efecto local pero de origen global. Esto es, los resultados nocivos pueden repercutir en un determinado punto de la compañía (como ser el equipo de desarrollo), pero su nacimiento estar a kilómetros del mismo.
¿Dónde está el desperdicio?
El desperdicio es una tarea que puede ser reflejada en un sector específico pero requiere una solución global que incluya a todas las partes interesadas, sin importar su jerarquía. El mismo escenario que analizamos sobre desecho puede darse con diferentes matices, tanto sea como conflictos, procesos u hábitos (reuniones excesivas, etc) o incluso falta de visibilidad (desarrollo de funcionalidad no requerida, etc). Como te mencioné anteriormente, ellos podrán residir en un área pero ser el resultado de una política global, la que tiene en cuenta las repercusiones parcialmente.
De esta forma, muchos de los retrasos que afrontan las compañías de software al aplicar el marco de trabajo Scrum o Agile se reflejan en los grupos de desarrollo o interacción entre personas, pero la naturaleza está a años luz de ese sitio. La única solución factible es entonces involucrar a los distintos actores de la jerarquía para optimizar el proceso. No obstante, el primer obstáculo que nos encontramos es que todos ellos hablan idiomas diferentes y cuentan con puntos de vista dispares. Es así que pensar en alinear a los miembros no es una tarea fácil y requiere una solución alternativa y que explote de forma activa a estas ópticas para así generar un enfoque diferente. Basado en mi experiencia, los miembros de las empresas se apresuran en buscar una solución, sin conocer en detalle al problema.
Pensando fuera de la caja
Hace unos días atrás cuando me encontraba dictando un curso de Scrum Master en España, me vi ante la necesidad de encontrar una solución a un problema típico: como alinear los diferentes rangos y roles de forma efectiva para que todos ellos hablasen el mismo idioma y trabajen sobre una meta unificada. Es así que volví a las básicas y diseñé un juego de normas simples llamado “El proyector de cine”, el que deseo presentarte hoy para que puedas también emplear y experimentar en tu empresa. El mismo usa una metáfora conocida por todos los integrantes, pero sin ello dejar de ser una herramienta muy poderosa, ya que por un lado establece la conversación entre los distintos miembros, ofrece una visión global sobre la repercusión de las políticas, procesos de desecho o conflictos en la totalidad de la compañía, y por el otro, motiva a las personas a buscar un objetivo común para mejorar el proceso.
¿Porqué emplear un juego?
Sin un juego las alternativas serán siempre las mismas, así como también los resultados y los puntos de vista.
El juego o dinámica elicita la creatividad, mejora la comunicación, realza el valor de equipo y motiva a los participantes a emplear un lenguaje común hacia una meta compartida. Sin ellos, las personas siempre encontrarían los mismos resultados al final del camino.
Un juego a su vez implica un espacio diferente para discutir las alternativas, algo así como un mundo paralelo. La belleza de las dinámicas es que las pautas de juego son claras, el mundo se abre, se juega,y posteriormente se cierra (con sus resultados), lo que implica que todos los participantes sean conscientes de las reglas y estén a “salvo” una vez que el juego finalice. Espero entonces que puedas emplearlo en tu empresa y así obtener una visión creativa que brinde la posibilidad de mejorar los procesos.
La sala de proyección
Objetivo: Ofrecer un panorama unificado de como diferentes problemas globales y locales pueden estar entrelazados entre sí, el impacto de los mismos, la amplitud y magnificación a través de los distintos departamentos, así como los efectos en el objetivo final. El juego también ayuda a los participantes a buscar activamente soluciones a uno o varios problemas en distintas escalas y a pensar como un fuera de la caja y como un grupo.
Elementos necesarios:
Pizarra, lápiz de pizarra, post-it, cronómetro
Descripción:
La primera parte consiste en explicar a los participantes que la sala de proyección exhibira una película sobre un día en la empresa perfecta, la que será exhibida en la pantalla de la derecha.
A la izquierda se deberá dibujar el proyector y las líneas de proyeccción, como se ven en la figura.
1era parte
Se deberá reunir a las personas de la empresa y solicitarles que escriban en un post-it los problemas encontrados, por ejemplo, la lista de aquellos procesos que no le agreguen valor al producto construido para el cliente (deshecho), uno por hoja post-it. Esto podría incluir la creación de documentos específicos, procesos innecesarios, conflictos o cualquier otra cosa que se esté bloqueando de obtener mas valor.
Una vez escritos, se deberán dar 3 minutos para que los participantes busquen una o mas personas que tengan un elemento similar y corroboren así que se trata de lo mismo, dejándolo finalmente en una única hoja post-it.
Es importante que esta sección se utilice para hablar solamente del problema sin explicar todavía la solución.
2nda parte
Todos los participantes tendrán 3 minutos para acercarse al mismo tiempo al dibujo de la sala de proyección y seguir las siguientes 5 reglas:
1. Pegar el post-it en el área de proyección.
2. Si el elemento es pegado más a la izquierda (cerca del proyector), esto indicará que tiene mayor implicación o afecta a mayor cantidad de sectores de la empresa ya que producirá más sombra sobre la película de “La empresa perfecta”.
3. Si el elemento es pegado más a la derecha, la sombra del mismo será menor, lo que indicará una implicancia mas pequeña.
4. Los elementos en línea vertical ofrecerán la misma sombra, lo que indicará similar nivel de influencia.
5. Cualquier persona podrá mover izquiera o derecha un elemento de otro participante, siempre y cuando informe a quien escribió y comparta el motivo.
3era parte
Los participantes deberán tomar asiento y pensar como se vería la película con los post-it cubriendo la proyección. Éste es el momento para responder algunas preguntas tales como (ejemplos).
¿Sería la imagen nítida?
¿Había considerado todos los elementos antes?
¿Había pensado antes sobre el impacto?
El moderador entonces deberá retirar el post-it más cercano al proyector, leerlo en voz alta y pedir al grupo de forma abierta que efectúe una sugerencia de como se podría mejorar o solucionar el proceso. Esto último se deberá repetir con 4 a 5 tarjetas, alentando al equipo a que brinde sus ideas. Los post-it leidos deberán ser puestos fuera de la proyección si se encuentra una solución a llevar adelante o en el mismo lugar si no lo hay.
4ta parte
La ideas deberán ser escritas brevemente por voluntarios en forma de plan de acción en paneles de gran tamaño. Ellos deberán, a su vez, ser puestos en marcha de común acuerdo por las partes interesadas.
Es recomendable que las acciones se exhiban en zonas de la empresa a la cual todos los miembros de la compañía tengan acceso. A su vez, es una buena idea dejar público el diagrama de proyector y hojas post-it para que todos los integrantes (incluso aquellos no presentes en la reunión) puedan tener acceso.
El juego o dinámica elicita la creatividad, mejora la comunicación, realza el valor de equipo y motiva a los participantes a emplear un lenguaje común hacia una meta compartida. Sin ellos, las personas siempre encontrarían los mismos resultados al final del camino.
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